Семінар з підготовки тренерів
в області сучасного музейного менеджменту
16-19 жовтня 2006
м. Київ, Пуща-Водиця, вул. Курортна, 4
Курортно-оздоровчий санаторій «Джерело»

Учасники: співробітники 9 музеїв України:

Кіровоградський обласний художній музей
Одеський муніципальний музей особистих колекцій ім. О.В. Блещунова
Національний заповідник „Херсонес Таврійський”
Національний художній музей України
Київський музей російського мистецтва
Національний Києво-Печерський історико-культурний музей заповідник

Тренери:

Герман Аартс (Директор, Міський музеї в Зволле, Нідерланди)
Юдікьє Кірс (Директор, Музей Амстелькрінг, Нідерланди)

Перекладач:

Інга ШЕВЧУК

Контактні телефони:

2309714; 2787454; 80675075385 – Марія Задорожна (учасник робочої групи проекту „Матра / Музеї України”)

СПИСОК УЧАСНИКІВ

Тренери

1. Герман ААРТС

Директор, Міський музеї в Зволле, Нідерланди
e-mail: haarts@planet.nl

2. Юдікьє КІРС

Директор, Музей Амстелькрінг, Нідерланди

Учасники з музеїв України

3. Тетяна ТКАЧЕНКО

Директор, Кіровоградський обласний художній музей

25006, м. Кіровоград, вул. Карла Маркса, 60

тел.: (0522) 245681

e-mail: koxm@ukr.net

4. Світлана ОСТАПОВА

Директор, Одеський муніципальний музей особистих колекцій ім. О.В. Блещунова

65014, м. Одеса, вул. Польська, 19

тел.: (0482) 221081

e-mail: mmlk@farlep.net

5. Микола АЛЄКСЄЄНКО

Завідувач філіалом фортеця «Чембало», Національний заповідник «Херсонес Таврійський»

Автономна республіка Крим, 99045, м. Севастополь

тел.: (0692) 550278

6. Ганна ГРОХ

Старший науковий співробітник відділу виставкових проектів, Національний художній музей України

01001, м. Київ, вул. Грушевського, 6

тел.: (044) 2787454, (044) 2781357

e-mail: namu@i.com.ua, namumaria@mail.ru

7. Кирило КОБЦЕВ

Начальник інформаційно-технічного відділу, Київський музей російського мистецтва

01004, м. Київ, вул. Терещенківська, 9

тел.: (044) 4514027

e-mail: kir_soldatov@ukr.net

8. Петро СІРИЙ

Завідувач відділом культурологічних програм, Національний Києво-Печерський історико-культурний заповідник, Київ

02015, м. Київ, вул. Січневого повстання, 21, корп. 2

тел.: (044) 2804648, (044) 2806646

lavral@adsl.com.ua

Українська робоча група

9. Ганна Рудик

Координатор української робочої групи проекту МАТРА / Музеї України

Провідний науковий співробітник, Музей мистецтв імені Богдана та Варвари Ханенків, Київ

01004, м. Київ, вул. Терещенківська, 15-17

тел.: +380 44 235-5269

e-mail: Khanenkomuseum@ukr.net

10. Марія Задорожна

Заступник директора з розвитку, Національний художній музей України, Київ

01001, м. Київ, вул. Грушевського, 6

тел.: +380 44 278-7454, 278-2357

e-mail: namumaria@mail.ru

11. Віктор Хаматов

Президент, Асоціація артгалерей України, Музей сучасного мистецтва “Совіарт”, Київ

01025, м. Київ, вул. Андріївський узвіз, 22а

тел.: +380 44 425-2219, 425-1079

e-mail: soviart@iptelecom.net.ua

12. Зеновій Мазурик

Голова, Асоціація Музеїв та Галерей Західного регіону, Львів

79000, м. Львів, вул. Коперніка, 15

e-mail: zmazuryk@gmail.com

13. Юрій Вакуленко

Директор, Київський музей російського мистецтва

01004, м. Київ, вул. Терещенківська, 9

тел.: +380 44 451-4027

e-mail: Wakulenko2003@ukr.net

14. Інга ШЕВЧУК

Перекладач

ТЕМАТИКА СЕМІНАРУ

1. ВСТУП

Відкриття семінару з офіційними гостями та/або пресою.

Знайомство

MATRA - це масштабна, багатопланова програма Міністерства закордонних справ Нідерландів, розроблена для просування соціальної трансформації в Центральній та Східній Європі. Починаючи з 1989 року країни Центральної та Східної Європи перебувають у процесі трансформації - політично, економічно та соціально - в демократичні, орієнтовані на ринок нації. Це створило можливість для переходу до демократичних структур, правових засад та соціальної ринкової економіки.

Така трансформація не може бути успішною, якщо її насаджують ззовні. Навпаки, перехідні суспільства повинні брати на себе основну відповідальність за цей процес. Він вимагатиме урядових, законодавчих та інших інституційних вдосконалень, але також змін в ментальності та культурі.

Передача знань та досвіду у сфері, наприклад:

Нідерландська Асоціація Музеїв ініціювала музейні проекти МАТРА в таких країнах, як Угорщина та Польща. Проекти пропонують співробітництво та обмін знаннями в галузі музейного управління, зв”язків з громадськістю та маркетингу, освіти, управління колекціями, виставкової діяльності, реставрації та консервації, розробки веб-сайтів та тренінгів для тренерів.

· тренери, спів-тренери та перекладачі представляють себе: розказати про себе, пояснити свою роль на семінарі

· учасники представляють себе: коротка розповідь про себе та щоденну роботу

· стислий опис музею, в якому ви працюєте, причини, з яких берете участь в семінарі.

Є кілька способів знайомства. Наприклад:

· Учасники спілкуються одне з одним в парах, тоді кожен представляє свого партнера усій групі.

· Учасникам пропонується описати свій музей через улюблений експонат або зал.

Організація та зміст

Задачі семінару:

* запропонувати учасникам досвід та навички управління, які можна успішно застосувати у їхніх музеях.

* заохотити учасників подивитися свіжим поглядом на те, що рутинно відбувається у їхніх музеях та спонукати до пошуку можливостей змін та вдосконалень.

Процедура семінару:

* кожна тема буде представлятися тренером, презентації включатимуть як практичні, так і теоретичні приклади

*лекцій немає, натомість учасники будуть залучені до виконання індивідуальних завдань, а також до роботи в групі, рольових ігор, вправ на зворотній зв”язок.

* теми обиралися за наступними принципами: останні тенденції в музейній практиці, реальний досвід учасників.

* успіх семінарів залежить від активного вкладу учасників

* семінари проводитимуться у відкритій атмосфері, в якій можна обмінюватися думками та обговорювати їх

* учасників проситимуть персональний план дій

Програма

* семінари відбуватимуться з 9:30 до 11:00; з 11:15 до 12:25; 14:00 до 15:30; з 15:45 до 17:15.

* теми для обговорення:

- стратегічне управління

- проектне управління

- маркетинг та зв’язки з громадськістю

- внутрішні справи музею

Правила семінару

* учасники повинні приходити вчасно

* учасники повинні бути присутніми щодня протягом усього курсу

* учасники повинні брати активну участь у програмі

* паління та користування мобільними телефонами дозволяється лише під час перерв

* вечори дають можливість неформального спілкування з колегами

2. СТРАТЕГІЧНЕ УПРАВЛІННЯ

Вступ

Формулювання місії

Стейкхолдери

Сильні та слабкі сторони (SWOT)

Політичний план

ВСТУП

Стратегічне управління стосується музею та його відносин з соціальним оточенням. Музей обирає, який внесок він хоче зробити у суспільство:

* цей вибір може зосередитися на внутрішніх справах, включаючи такі речі, як організація, колекція або дослідження.

* так само, музеї можуть обрати зосередженість на зовнішніх питаннях, наприклад, на освіті, кількості видів діяльності та відвідувачів.

Суспільство постійно змінюється. На музеї впливають процеси в зовнішньому світі:

* політичні та економічні фактори

* очікування публіки

Музеї стають більш професійними:

* потреба у більш сильній внутрішній організації

* баланс між тим, чого очікує суспільство від музеїв та тим, що музеї пропонують

ФОРМУЛЮВАННЯ МІСІЇ

Формулювання місії показує, чим музей хоче бути, і як він хоче себе представити. Через формулювання місії музей спілкується із зовнішнім світом: хто ми такі і чого ми хочемо? Формулювання місії також призначене для внутрішніх цілей. Воно формує точку відліку для усіх робіт, які виконуються персоналом музею.

Формулювання місії дає відповіді на ряд питань:

- для чого існує музей?

- який внесок у суспільство бажає зробити музей?

- що особливого в музеї, чим він унікальний?

- на кого розрахований музей?

- які цінності музей вважає особливо важливими?

Формулювання місії можна вкласти в просте речення, слоган, який описує профіль музею стисло і доречно. Слоган відображає сутність того, що може запропонувати музей.

Вправа з формулювання місії

(мета: пояснити, для чого існує музей)

Завдання повинно виконуватися протягом приблизно 1 години.

* питання, на які треба відповісти:

- для чого існує музей?

- які завдання музею?

- які найбільш важливі аспекти нашої (музейних працівників) роботи, і для кого ми її виконуємо?

Процедура:

# учасникам спочатку дається час подумати самостійно над цими питаннями

# в парах учасники розповідають одне одному про формулювання місії їхніх музеїв.

# наприкінці тренер збирає усі відповіді та, за допомогою усієї групи, ділить їх на категорії на дошці. Кількох людей просять пояснити свої тексти. Учасники заохочуються до обговорення їхніх відповідей одне з одним.

Вправа зі створення слогану

(мета: яке найбільш важливе повідомлення ви бажаєте передати?)

Індивідуально (5–10 хвилин):

* винайдіть слоган для вашого музею

Уся група (20–30 хвилин):

* тренер збирає слогани та записує їх на дошці; обговорюють різноманітні лінії підходу.

СТЕЙКХОЛДЕРИ

Хто такі стейкхолдери? Будь-яка особа або установа, на яку впливає музей, або яка отримує від нього якісь вигоди, і навпаки.

Основні характеристики:

- взаємна зацікавленість, сторони мають потребу одна в одній

- має бути баланс між тим, що сторони дають, і тим, що отримують одна від одної

- музей повинен знати, як почувається стейкхолдер у цих стосунках; якщо стейкхолдер не задоволений, музей повинен вживати заходів

- точка зору стейкхолдерів відображає, як функціонує музей.

Стейкхолдери діляться на 4 категорії:

- державні та комерційні установи, з якими музей підтримує зв”язки.

- публіка в усій її різноманітності: цільові групи, колеги, освітні установи.

- спонсори, які щось дають музею в обмін на конкретні досягнення

- внутрішні стейкхолдери: персонал музею

Вправа по стейкхолдерах

(мета: зробити аналіз вашої ситуації по відношенню до стейкхолдерів)

Перша частина вправа виконується індивідуально (20-30 хвилин)

* яких стейкхолдерів має музей? Назвіть п”ять з них та пронумеруйте в порядку важливості.

* опишіть стосунки музею з цими стейкхолдерами та вирішіть, чи, на вашу думку, ваші відносини збалансовані (с точки зору взаємної зацікавленості).

* якщо баланс здається недостатнім, чи можна щось зробити для його відновлення або покращення?

* чи не залишились будь-які стейкхолдери поза увагою? Чи є цьому пояснення?

Друга частина вправи виконується з усією групою (20-30 хвилин)

* учасники називають своїх стейкхолдерів, відповіді групуються на дошці

* стейкхолдери, які згадуються найчастіше, записуються в порядку важливості.

* найбільш важливі показники незбалансованих відносин записуються на дошці

* шляхом групового обговорення учасники шукають вирішення проблеми незбалансованості

Фото вправа - стейкхолдери

(мета: критично подивитися на свій музей очима стейкхолдерів. Сформулювати зацікавленість стейкхолдерів в музеї).

Групова вправа; час, в тому числі підготовка та презентація: 3-4 години.

Група поділена на кілька маленьких груп, які повинні уявити себе певним стейкхолдером та відвідати музей. Як стейкхолдер сприймає музей та його можливості? Кожна група фотографує те, що їй видається важливим для стейкхолдера - як в позитивному, так і в негативному сенсі. Коли фотографії віддруковані, групи пишуть звіт та представляють іншій частині класу. Це захоплююча та корисна групова вправа, що дає дуже багато можливостей обміну ідеями. Майте на увазі, що, незважаючи на це, Вам знадобиться багато часу.

Практичні підказки: дайте чіткі вказівки, як треба використовувати фотоапарати та яка точна меті фото.

Друк: використовуючи одноразові фотоапарати, керівник проекту має принести достатню кількість фотоапаратів на семінар та запевніться, що поблизу є послуга проявки за годину.

Друк: використовуючи цифрові фотокамери, запевніться, що учасники мають доступ до засобів друку.

Фотографування та презентація також можуть бути виконані цифровим засобом за умови, що наявні необхідні засоби. Наприклад, групи можуть підготувати презентацію в PowerPoint, куди вони включатимуть фото.

SWOT: СИЛЬНІ – СЛАБКІ СТОРОНИ; МОЖЛИВОСТІ - ЗАГРОЗИ

SWOT допомагає вивчати сильні та слабкі сторони музею, а також багато можливостей та загроз від навколишнього середовища. Він складає схему положення справ музею, вказуючи сфери покращення та сигналізуючи про ризик для музею. Формулювання місії, стейкхолдери та SWOT можуть бути пов’язані.

Сильні сторони: які сильні сторони музею, як ми можемо і надалі покращити їх, як ми можемо запобігти потенційні загрози розвитку?

Слабкі сторони: які слабкі сторони музею, як їх можна покращити, що ми можемо зробити, щоб уникнути загрози, що виникають через слабкі сторони?

Можливості: які можливості покращення ви бачите, які важливі внутрішні та зовнішні фактори?

Загрози: чи є якісь події в суспільстві чи музеї, що формують загрозу у майбутньому; які ризики для музею?

Розглядаючи сильні та слабкі сторони, ми говоримо про сам музей; ця частина аналізу фокусується на внутрішніх аспектах.

Можливості та загрози звичайно мають відношення до середовища музею; ця частина аналізу фокусується на зовнішніх факторах.

Вправа по SWOT

(мета: критичний погляд на Ваш власний музей та визначення того, що можна було б покращити)

Час: близько однієї години

Учасники опрацьовують перелік з десяті розділів та складають SWOT-аналіз свого музею. Вони складають схему сильних та слабких сторін музею.

Учасники обмінюються своїми отриманими результатами в парах. Тренер вирішує з ким вони мають обговорювати свої SWOT-аналізи, з ким-небудь з їх музею або з інших музеїв.

Третя частина здійснення SWOT – про можливості та загрози. Сильні та слабкі сторони, як встановлено групою, перелічені на дошці; потім вся група обговорює можливості для покращення та потенційні загрози, що могли б зашкодити музею.

ПЛАН ДІЯЛЬНОСТІ

В плані діяльності музей викладає свої стратегічні плани на майбутні роки. У формуванні місії музей заявляє, яким він хоче бути; аналіз стейкхолдерів змальовує відношення музею з його навколишнім середовищем, а SWOT-аналіз встановлює можливості та загрози для музею.

Все це допомагає музею бачити, як він працює. План діяльності складається на основі цих знань. Він оголошує напрям, який бажає мати музей протягом наступних чотирьох років, беручи до уваги існуючі обставини та зміни, що мають бути зроблені.

План діяльності відображає погляд музею на майбутнє: стосовного того, яким ми хотіли б бачити музей через чотири роки. План діяльності має нездійснений характер. Пам’ятайте, що було б гарно, якби він був амбіціозним, але Ваш план має залишатись реалістичним, інакше Ви не зможете користуватись ним.

План діяльності складається з трьох основних елементів:

1. Музей як бізнес

· персонал

· приміщення

· організація

· фінансування

2. Музей та його колекції

· управління колекціями та політика придбання

· реєстрація, документація, дослідження, публікації

· зберігання та реставрація

· безпека та страхування

3. Музей та публіка

· розмір та склад публіки

· виставка постійної колекції

· виставки, освіта та діяльність

· послуги для відвідувачів та гостинність

Вправа по плану діяльності

(мета: як Ви можете внести покращення та здійснити їх?)

Індивідуальна вправа; час: 30 хвилин

Оберіть три сфери з вищезазначеного переліку та змалюйте існуючу ситуацію для Вашого музею. Спробуйте продумати, які покращення можна реально досягнути та вкажіть свою думку у параграфі плану діяльності. Після цього вкажіть, хто має здійснити пропозиції щодо покращення (запропонуйте процедуру, якщо можете).

2. МАРКЕТИНГ

Першочергова задача маркетингу – не музей, а бажання його відвідувачів. Це стосується клієнтів музею, ринка.

Маркетинг засновується на:

- формулювання місії музею: які сильні сторони музею, що він може запропонувати?

- план діяльності: який майбутній напрям музею, та які групи він бажає досягти?

Маркетинг складається з усіх кроків між реалізацією музейного продукту та його використанням споживачами/відвідувачами.

Це вимагає:

- інформацію про споживача/відвідувача; склад аудиторії, походження, очікування і т.д.

- бачення, пояснення того, як музей має відповідати бажанням/потребам споживачів.

Вправа по маркетингу 1

(мета: Ви маєте знати, хто Ваші відвідувачі – які в них бажання та очікування для того, щоб Ви могли обрати та планувати Ваші продукти відповідно)

В групах від 6 до 8 учасники обговорюють, що музеї знають про своїх відвідувачів, та як це знання здійснюється в програмі, що пов’язана з публікою (тренер використовує систему нумерації для формування груп). Групи надають зворотний зв'язок для всього класу та обмінюються досвідом одна з одною.

Що музеї знають про своїх відвідувачів та як вони можуть дізнатись, чого бажають відвідувачі? Обговорення має включати наступні теми: огляд відвідувачів, кількість відвідувачів відповідно до походження, віку та освіти, а також інформація про якість досвіду відвідувачів (причини відвідування; як був оцінений музей?)

Існує чотири інструменти маркетингу, що допомагають досягти якомого більш близької відповідності між продуктами та споживачами. Вони відомі як чотири P:

Product (продукт)

Place (місце)

Price (ціна)

Promotion (просування)

Продукт

Музей в цілому є продуктом, що має бути комплексним для споживача.

Цей продукт включає:

* виставка постійної колекції та тимчасові виставки; схеми, графічні та текстові вивіски, інформація для відвідувачів тощо

* час відкриття

* середня тривалість відвідування музею

* гостинність та обслуговування відвідувачів

* наявність засобів обслуговування, таких як: роздягальня, туалети, магазин музею та кафе.

Музей має тренуватись, щоб дивитись на продукт критичними очима відвідувачів.

Місце

Звичайно, положення музею має велике значення. Як правило, виробництво та споживання мають таке ж саме місце.

* якість та зовнішній вигляд будинку

* його розміщення та загальна характеристика району

* чи легко його знайти та дістатися до нього?

* доступність, як внутрішня так і зовнішня

Ціна

* рівень ціноутворення у порівнянні із подібними установами

* структура та диференціація цін

* багаторазові квитки та використання об’єднаних квитків

* комплексні угоди спільно з іншими організаціями

Просування

Через просування музей представляє свій продукт до уваги споживача.

Його функції: інформувати, запевняти та нагадувати.

* ми можемо розглядати безкоштовну рекламу, спрямовану рекламу, розміщення оголошень (рекламу).

* просування можна реалізовувати через музейну мережу, власні контакти та стейкхолдерів.

* зв’язки з громадськістю: цільові підходи до зовнішніх установ (урядових установ, засобів масової інформації, соціальних клубів, туристів, навчальних закладів).

Майже всі музеї матимуть здійснити значні покращення своєї внутрішньої організації. Для того, щоб досягти бажаних результатів маркетингу музей, перш за все, має дотримуватись чотирьох P. Це неможливо зробити відразу ж, але музей може використовувати поетапний підхід для введення необхідних змін.

Вправа по маркетингу 2

(мета: більш детально ознайомити учасників із внутрішніми умовами маркетингу)

Індивідуальна вправа (30 хвилин):

Прогляньте чотири Р та зробіть деякі рекомендації щодо покращення Вашої організації. Що для цього може бути необхідним, та хто має ініціювати зміни?

3. УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТОМ

Існує фундаментальна різниця між складанням плану та складанням проекту. В плані Ви намічаєте, як розробляти та реалізовувати що-небудь, наприклад, виставку. Проект, з іншого боку, встановлює рамки для специфічного завдання.

Які характеристики проекту?

- тимчасова структура з початком та кінцем

- чітко визначений результат

- одноразовий, не є частиною звичайного робочого навантаження

- хто-небудь доручає проект

Коли Ви маєте доручити проект?

- кошти обмежені

- обмежені людські ресурси

- обмежений час

- не ознайомленість з предметом

- складність

Приклади проектів, які проводили музеї

- організація більш значних виставок

- повторний показ постійної колекції

- комп’ютеризація архіву

Коли Ви починаєте проект

- чітко зазначте свою мету

- який має бути результат?

- склад команди

- розподіл завдань та обов’язків

- бюджет

- складання плану проекту

План проекту

1. Що це за проект? Короткий зміст

2. Опис кінцевого результату: яким вимогам ми маємо відповідати, коли він вважатиметься успішним?

3. Документи: яку інформацію та ресурси ми можемо використовувати?

4. Якість: які наші вимоги до якості?

5. Час: встановлення етапів, загальний проміжок часу

6. Гроші: планування та бюджетний контроль

7. Організація: хто доручив проект; хто є керівником проекту, а також кого ще було запрошено приєднатись до команди?

8. Інформація: обмін інформацією в команді, звітність та інформування

один одного

9. Публічність: зв'язок із зовнішнім світом

Вправа по управлінню проектом

(мета: навчання роботі з планом проекту)

Групи від 4 до 6, супроводжується повним обговоренням; час: біля години.

Делегація з десяти директорів музеїв з Нідерландів відвідуватиме Україну з метою отримання уяви про музеї країни. Асоціація музеїв Нідерландів просить Ваш музей нести відповідальність за організацію візиту. Запит зроблений за проект, по якому має бути написаний план.

Або: музей бажає мати новий вебсайт. Вас попросили призначити команду проекту. Кого Ви виберете та чому? Складіть план проекту.

4. ВНУТРІШНІ СПРАВИ МУЗЕЮ

Фінансовий менеджмент

Досить складно, принаймні с позиції голландців, зрозуміти, як працює система фінансування музеїв в інших країнах, а також дозволяють чи ні комплексні закони та нормативні акти будь-які покращення фінансового менеджменту музеїв. Зазначили, що зрозуміло, що потрібно відрізняти ведення книг для музею та відповідальність за фінансовий менеджмент. Ведення рахунків виконується відповідно до встановлених постанов та угод, а фінансовий менеджмент є більш за все справою аналізу цифр та управління фінансовою ситуацією.

Принципи фінансового менеджменту можна знайти в плані діяльності. Він визначає напрям, в якому бажає рухатись музей протягом наступного періоду, а також оголошує, які можна очікувати додаткові обов’язки чи зміни в результаті. Ці ідеї також відображаються в маркетингової діяльності музею. План діяльності також включає бюджет, зазвичай за декілька років, що враховує передбачені зміни в діяльності.

Другий етап – план діяльності на майбутній рік, річний бюджет. Це систематична класифікація передбачених доходів та витрат музею за наступні дванадцять місяців. Важливо розрахувати бюджет якомого точніше. Для цього фінансовий менеджер має повністю розуміти організацію, а також доступ до надійних показників за попередні роки.

Бажання кожного музею перебільшують його фінансові можливості. Кожен рік музей бажатиме реалізувати нові плани. Існує три речі, які може виконати музей:

- намагатись отримати більшу субсидію від уряду; це може буди довгий процес

- збільшити доходи музею

- зменшити витрати музею

Можливості зменшення витрат музей обмежені, бо більша частина цих витрати – структурна. Крім цих регулярних витрат музей має перемінні витрати. Вони виникають більш за все з діяльності, яку організує музей. Досвідчений фінансовий менеджер розподілить бюджет таким чином, щоб музей міг максимізувати свій дохід. Це неминуче приведе до необхідності вибору.

Протягом фінансового року фінансовий менеджер бажатиме бачити порівняння фактичних витрат із оціненим бюджетом. Бухгалтерський відділ має інформувати його про будь-які непередбачені зміни, щоб бюджет був відповідно скоригований. Це означає, що коли музей виходить за рамки запланованого бюджету в одній сфері, необхідно знайти гроші в іншій сфері для покриття різниці; таким же чином, якщо виникає несподіваний дохід, гроші можуть бути витрачені на інші речі. Аналіз виконання бюджету – одне з основних завдань фінансового менеджера.

В кінці року музей складає свій річний фінансовий звіт. При цьому музей зможе побачити, чи зміг він дотриматись бюджету та в якій мірі. Фінансовий звіт буде відображено у річному звіті, що надає звіт про всі досягнення музею протягом року. В Нідерландах річні показники перевіряються незалежним консультантом. Його оцінка потім додається до фінансового звіту для тих, хто надає субсидію.

Вправа по фінансовому менеджменту

(мета: зробити вибір; продумати можливості)

Індивідуальна вправа, що супроводжується обговоренням всією групою (біля години)

Ваш музей організував дуже успішну виставку, що принесла на 5% більше доходу, ніж очікувалось. Уявіть, що Ви – фінансовий менеджер. Що Ви зробите та чому?

Іншому музею, на цей раз без вільних грошей у бюджеті, запропонували крупну роботу, що має особливу важливість для колекції. Якщо б це був Ваш музей, що б Ви зробили?

Залучення коштів

Успіх додаткового залучення коштів – поза звичайним музейним контекстом – більш за все залежить від можливостей, що виникають в межах місцевої громадськості. Таким чином, важко надати загальне уявлення про залучення коштів. Незважаючи на це, можна зробити декілька пропозицій.

Друзі

Все більш музеїв розвивають мережі приватних осіб, які турбуються про музей та бажають надавати фінансову підтримку. Організація друзів розширює підтримку громадськості та може грати роль , коли необхідно приймати політичні рішення. Гроші, залучені, друзями, можуть бути використані для спеціальних придбань або для купівлі інших предметів, що не передбачені бюджетом.

Приватні особи

В деяких країнах для (заможних) членів громадськості підтримка музею не є незвичайною. Спеціальні податкові закони можуть зробити це привабливою альтернативою. В Нідерландах культурний патронат існує тільки в скромних масштабах. Приватні особи можуть заповідати свої колекції чи кошти музею, який вони обрали. Для цього музей сплачує зменшений податок. Без мережі колекціонерів та інших благодійних організацій малоймовірно, що музеям запропонують такі заповіти.

Трастові фонди

В нашій країні існує багато трастових фондів, що дають гроші установам при умові, що вони виконують певні вимоги. Існує сотні таких спеціальних трастових фондів для підтримки культурних справ та вони надають всі різновиди субсидій від невеликих внесків до значних грошових сум. Мистецтво залучення коштів – написання заяви на отримання субсидії, що якомога більше співпадає з цілями трасту. Більшість трастових фондів переповнені запитами та мають жорстку процедуру вибору. Уряд Нідерландів управляє декількома фондами та програмами, до яких можуть звертатись музеї. Більшість з них призначені для спеціальних цілей. В деяких випадках музеї можуть подавати заяву на субсидії Європейського Союзу.

Спонсорство

Спонсорство означає, що компанія робить добровільний внесок в обмін на щось від музею. Послуга за послугу має відповідати іміджу, який бажає мати компанія. Спонсорство – питання контактів та мереж. Музей має контролювати баланс між тим, що він отримує, та тим, що він надає.

Події

Музей може організовувати велику подію, таку як фестиваль або аукціон мистецтва, щоб відразу залучити велику суму грошей. Такий тип залучення коштів не є без ризиковим, тому що спочатку необхідно вкласти деяку суму.

Вправа по залученню коштів

(мета: обмін досвідом)

Групове обговорення (30 хвилин)